Como legalizar uma empresa?
Respondido por Thais Mayumi Kurita, advogada

O empresário só tem noção da batalha que é empreender quando se depara com a notícia de que para dar início às suas atividades é preciso muito mais que um contrato social e um número de CNPJ. Para não ser pego de surpresa pela fiscalização, aqui vão algumas dicas:

1. Zoneamento: verifique na prefeitura se a atividade que pretende instalar é permitida no local.

2. Planta do imóvel: solicite ao proprietário do imóvel a planta previamente aprovada na prefeitura, pois ela será necessária no processo de obtenção do alvará de funcionamento.

3. Contrato de locação: exija o contrato por escrito e com prazo determinado, preferencialmente de cinco anos. Ele será necessário na abertura da empresa.

4. Inscrições estadual e municipal: dependendo da atividade, é necessário uma ou outra, ou ambas.

5. Laudo dos bombeiros: é necessário ter um laudo permissivo do Corpo de Bombeiros para obtenção das licenças.

6.Licença de anúncio publicitário: em algumas cidades é necessário obter autorização ou obedecer a medidas específicas para colocação de placas.

7. Licenças específicas: verifique se a sua atividade requer autorizações específicas, seja de órgãos fiscalizadores como a Anvisa ou por órgãos de classe como OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) ou CRO (Conselho Regional de Odontologia). Se preciso, é provável que haja requisitos a serem preenchidos, tais como qualificação técnica dos sócios ou equivalentes e layout do estabelecimento, entre outros.

Questione seu contador se ele é quem realizará todos os serviços de legalização da empresa. É comum que os empresários se surpreendam pela falta de documentos e autorizações quando há uma fiscalização em seu estabelecimento. Nesse momento, não adianta discutir de quem é a culpa, mas sim, correr atrás do que ficou pendente, tarefa que pode se tornar impossível.

Legalizando minha empresa

Para uma micro ou pequena empresa exercer suas atividades no Brasil, é preciso estar formalmente autorizada e registrada nos diversos órgãos que regulam as atividades empresariais.

É recomendável buscar a ajuda de um advogado com experiência em Direito Empresarial para avaliar as questões jurídicas envolvidas. Quanto mais complexa for a atividade, maior será a importância da análise de risco feita por esse profissional.

Além do profissional da área jurídica, recomenda-se buscar auxílio de um contador. As etapas para a legalização de uma empresa não são difíceis, mas são bastante trabalhosas e o contador está acostumado com todo o processo, podendo facilitá-lo e agilizá-lo. O contador é importante não somente para a abertura e a formalização do negócio, como também após, para a continuidade das atividades.

O SEBRAE-PR disponibiliza inúmeras soluções para orientar o empreendedor a iniciar ou a formalizar um negócio. Em Curitiba, você pode ainda se utilizar da Central Fácil, uma área criada especialmente para facilitar e agilizar a abertura e legalização de novos negócios. 

As 10 etapas para Legalizar uma empresa:

1. Definir e Descrever o ramo de atividade da empresa
2. Fazer algumas consultas
3. Elaborar o Contrato Social
4. Registrar na Junta Comercial e Obter o NIRE
5. Definir o CNAE , atentando para o SIMPLES
6. Registrar o CNPJ pela Internet
7. Solicitar o ALVARÁ 
8. Solicitar a Inscrição Estadual
9.Fazer o Cadastro da Empresa na Previdência Social
10. Emissão do Bloco de Notas Fiscais e Autenticação dos Livros Fiscais 

1. Definir e Descrever o ramo de atividade da empresa

Definir e descrever o ramo de atividade da empresa adequadamente. Há três ramos de atividades definidos:

• Indústria – Transformação de matérias-primas em bens e produtos. Ex.: fabricação de velas, de embalagens, de artigos de artesanato, etc.
  
• Comércio – Compra e venda de bens e produtos. Ex.: lanchonete, pastelaria, loja de roupas, panificadora, etc.
  
• Serviços – Execução de trabalho ou desempenho de funções pagas por outra pessoa. Ex.: representação comercial, assessoria, consultoria, escola de idiomas, etc.

Você pode ter um negócio com dois ramos de atividade concomitantemente, um comércio e serviço, por exemplo.

2. Fazer algumas consultas:

Consultar na Prefeitura se o Endereço/Local escolhido permite este Negócio:

Verificar se o local é compatível com o ramo de atividade da empresa. A escolha do local de instalação deve ser feito após uma minuciosa análise de mercado. Passada essa fase fundamental, parte-se para as exigências legais, sendo que alguns cuidados devem ser tomados:

Escolher um local adequado para a exploração do negócio, tais como: localização, movimento de pessoas, energia elétrica, telefonia, risco de enchentes, estacionamento, acesso, transporte público, conservação do imóvel, as adaptações necessárias no imóvel para o exercício da atividade, etc.

Algumas dicas:

a) Para obter as informações preliminares sobre a autorização da atividade no local escolhido, deve ser feita a Consulta Comercial, na Prefeitura da localidade onde pretenda se instala o negócior;

b) Para que possam ser obtidas as informações e consultas na Prefeitura Local será necessário ter em mãos uma cópia da capa do talão do IPTU, onde constam os dados principais do imóvel, como indicação fiscal, proprietário, finalidade, etc.;

c) Se o imóvel está regularizado e se possui Habite-se;

d) Se as atividades a serem desenvolvidas no local, respeitam a Lei de Zoneamento do Município. Aqui é importante frisar que a autorização da Prefeitura e posterior Alvará de Funcionamento são para o ramo de atividade no local escolhido, e não para o imóvel;

e) Os pagamentos do IPTU referente ao imóvel;

f) No caso de serem instaladas placas de identificação do estabelecimento, antes de confeccioná-las, certifique-se, junto à Prefeitura, sobre o que determina a legislação local em relação ao licenciamento dessas placas.

Consultar a Secretaria de Meio Ambiente Estadual e Municipal

Verificar junto aos órgãos do Meio Ambiente e de Controle de Atividades Poluentes (Estadual e Municipal), a possibilidade de estabelecer-se na localidade.

Consultar a Vigilância Sanitária sobre o Negócio e o Local Escolhido

Verificar junto à Vigilância Sanitária Estadual e Municipal se o estabelecimento e a atividade pretendida – relacionado à saúde – (bar, restaurantes, farmácias, etc.) atende às exigências para funcionamento.

Consultar o Corpo de Bombeiros sobre o Negócio e o Local Escolhido

Verificar as exigências do Corpo de Bombeiros, como adaptações para pessoas com necessidades especiais, localização de extintores, etc.

Consultar os Conselhos de Classe Regionais sobre o Registro

Verificar a exigência dos conselhos de classe, como Conselhos Regionais de Administração, Contabilidade, Farmácia, Fisioterapia, etc. Enfim, você deve certificar-se de que o seu ramo de atividade não exige a fiscalização direta do Conselho de Classe.


Certidão de CPF dos Sócios na Receita Federal e Estadual

Consulta da situação fiscal e cadastral, verificando possíveis pendências no CPF dos sócios perante a Receita Federal e Estadual;

Consultar o Certificado do Contador no Conselho Regional de Contabilidade

Se você tiver um contador, não esqueça de lhe solicitar o Certificado de Regularidade, verificando a regularidade do profissional contábil perante o CRC.

Consulta do Nome da Empresa na Junta Comercial

Essa consulta pode ser feita na Central Fácil do SEBRAE-PR, na Junta Comercial ou em um Cartório (se sociedade Simples). Esta consulta é para verificar se há alguma outra empresa registrada com o nome pretendido. Geralmente é necessário preencher um formulário próprio, com três opções de nome.

3. Elaborar o Contrato Social

O Contrato Social é a peça mais importante do início da empresa e nele devem estar definidos claramente o Interesse das partes, o Objetivo da empresa e a  Descrição do aspecto societário e a maneira de integralização das cotas.

Para ser válido, o Contrato Social deverá ter o visto de um advogado. As micro- empresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da assinatura do advogado, conforme prevê o Estatuto da Micro e Pequena Empresa.

4. Registrar na Junta Comercial e Obter o NIRE

O registro legal de uma empresa é tirado na Junta Comercial do Estado ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica (para pessoas jurídicas). Esse passo é equivalente à obtenção da Certidão de Nascimento de uma pessoa física. A partir desse registro, a empresa existe oficialmente–- o que não significa que ela possa começar a operar.

Os preços e prazos para abertura variam de estado para estado. Para isso, o ideal é consultar o site da Junta Comercial do estado em que a empresa estiver localizada. Registrada a empresa, será entregue ao seu proprietário o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa) que é uma etiqueta ou um carimbo, feito pela Junta Comercial ou Cartório, contendo um número que é fixado no ato constitutivo.

5. Definir o CNAE , atentando para o SIMPLES

Cada ramo de atividade da empresa tem um código fiscal (CNAE) definido em âmbito federal e pode ser consultado no site www.curitiba.pr.gov.br  ouwww.cnae.ibge.gov.br.

Lembre-se de que nem todas as empresas podem optar pelo Supersimples, principalmente as prestadoras de serviços que exigem habilitação profissional. Portanto, antes de fazer sua inscrição do CNPJ, consulte os tipos de empresa que não se enquadram no Supersimples.

6. Registrar o CNPJ pela Internet

Com o NIRE em mãos, chega a hora de registrar a empresa como contribuinte, ou seja, de obter o CNPJ. O registro do CNPJ é feito exclusivamente pela Internet, no site da Receita Federal por meio do download de um programa específico. Os documentos necessários, informados no site, são enviados por sedex ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal, e a resposta é dada também pela Internet. Ao fazer o cadastro no CNPJ, é preciso indicar a atividade que a empresa irá exercer, ou seja, o CNAE.

7. Solicitar o ALVARÁ 

Com o CNPJ cadastrado, é preciso ir à prefeitura ou à administração regional para receber o alvará de funcionamento. O alvará é uma licença que permite o estabelecimento e o funcionamento de instituições comerciais, industriais, agrícolas e prestadoras de serviços, bem como de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas.

Isso é feito na Prefeitura, na Administração Regional ou na Secretaria Municipal da Fazenda de cada município. Geralmente, a documentação necessária é:

• Formulário próprio da prefeitura;
• Consulta prévia de endereço aprovada (obtida na 1º Fase de Consulta Prévia);
• Cópia do CNPJ;
• Cópia do Contrato Social;
• Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário. 

8. Solicitar a Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual deve ser feita junto à Secretaria Estadual da Fazenda. Ela é obrigatória para empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. Também estão incluídos os serviços de comunicação e energia. A Inscrição Estadual é necessária para a obtenção da inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e posterior emissão do bloco de Notas Fiscais.

9.Fazer o Cadastro da Empresa na Previdência Social

Deverá ser feito independentemente de a empresa possuir funcionários. Para contratar funcionários, é preciso arcar com as obrigações trabalhistas sobre eles. Ainda que seja um único funcionário, ou apenas os sócios inicialmente, a empresa precisa estar cadastrada na Previdência Social e pagar os respectivos tributos.

Assim, o representante deverá dirigir-se à Agência da Previdência de sua jurisdição para solicitar o cadastramento da empresa e seus responsáveis legais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades.

10. Emissão do Bloco de Notas Fiscais e Autenticação dos Livros Fiscais 

Agora resta apenas preparar o aparato fiscal para que seu empreendimento entre em ação. Será necessário solicitar a autorização para impressão das notas fiscais e a autenticação de livros fiscais.

Isso é feito na prefeitura de cada cidade. Empresas que pretendam dedicar-se às atividades de indústria e comércio deverão ir à Secretaria de Estado da Fazenda. Uma vez que o aparato fiscal esteja pronto e registrado, sua empresa pode começar a operar legalmente.